4.2 E-Mails

E-Mails sind naturgemäß ein wichtiges Thema, denn das Verschicken von E-Mails gehört neben der Recherche zu den wichtigsten Tätigkeiten im Internet.

4.2.1 Mit IMAP Probleme vermeiden

Da wir die zahlreichen Probleme, die beim Ex- und Import auftreten können, vermeiden wollen, beschäftigen wir uns nun zuerst mit einer vorbildlichen Speicherung von E-Mails. Das Zauberwort hierbei lautet IMAP. IMAP wurde mit dem Ziel entworfen, den Zugriff auf Mailboxen und Nachrichten so bereitzustellen, als ob diese sich auf dem lokalen Rechner befänden. Ob Sie IMAP mit Ihrem bisherigen Postfach nutzen können, erfahren Sie von dem Anbieter Ihres Postfachs.

Vorteile

Die Vorteile von IMAP sind vielfältig:

• Die E-Mails werden zentral gespeichert und archiviert. Egal wo Sie sich also aufhalten – Sie kommen immer an Ihre E-Mails heran. Wenn Sie POP3 benutzen, können Sie sich zwar auch Kopien auf Ihren Rechner herunterladen, aber IMAP bietet unter anderem den deutlichen Vorteil, dass die beantworteten E-Mails auch mit einer dazugehörigen Kennzeichnung versehen werden. So haben Sie von überall her die komplette Kontrolle und Übersicht über Ihre E-Mails, als ob Sie sie lokal auf Ihrem Rechner hätten.
• Es sind gemeinsam genutzte Mailboxen für mehrere Benutzer möglich. Manche Anbieter von Postfächern bieten sogar eine Rechtevergabe für Mailboxen (Lesen, Schreiben, Löschen, Administrieren usw.) pro Benutzer und erlauben damit eine detaillierte Zugriffssteuerung.
• Das Suchen und Sortieren kann auf dem Server durchgeführt werden, so dass auch Clients mit geringer CPU-Leistung effizient große Mailboxen nutzen.
• Es ergibt sich eine deutliche Reduzierung des lokalen Datenvolumens (besonders wichtig beispielsweise für Mobiltelefone), und es existiert die Möglichkeit der sofortigen Zustellung von E-Mails durch das sogenannte Push-Verfahren.

Sie sehen also, dass IMAP einige bedeutende Vorteile hat, die uns bei jeglichen Migrationen vor Problemen bewahren. Einmal eingerichtet, haben Sie ein Leben lang nie mehr Probleme mit Migrationen, ob nun bei einem Wechsel von Windows zu Linux oder umgekehrt.

Nachteile

IMAP hat natürlich auch einige Nachteile, die ich nicht verschweigen möchte:

• Da die E-Mails in der Regel auf dem Server liegen, ist zum Zugriff auf die E-Mails eine Internetverbindung notwendig. Manche E-Mail-Clients halten zusätzlich eine Kopie der E-Mails auf der lokalen Platte, um diesem Problem zu begegnen (Offline Mode). Einige Clients erlauben sogar das Bearbeiten (Verschieben, Löschen etc.) von – zuvor lokal gespeicherten – E-Mails ohne bestehende Internetverbindung. Die durchgeführten Aktionen werden bei der nächsten Verbindung mit dem IMAP-Server nachgeholt(Disconnected Mode).
• Besonderes Augenmerk ist auf Datenschutz, Sicherheit und Backup der Server zu richten, da hier in der Regel große Mengen persönlicher und geschäftlicher E-Mails liegen.

Leider stellen nicht alle Anbieter diese Technik zur Verfügung, da sie – bei allem Komfort – stärkere Server erfordert und damit eine Kostenfrage darstellt.

IMAP und POP3 parallel nutzen

Wenn Sie schon POP3 für Ihr E-Mail-Programm eingerichtet haben, dann fügen Sie einfach ein zusätzliches IMAP-Konto hinzu. Wie dies unter den gängigsten Windows-Programmen funktioniert, erkläre ich Ihnen im Folgenden. Wenn Sie IMAP eingerichtet haben, können Sie ganz bequem per Drag & Drop (zu Deutsch: »Ziehen und Fallenlassen«) Ihre E-Mails vom POP3-Konto in das IMAP-Konto verschieben.

Microsoft Windows 7 und 8

In voller Breite über die verschiedensten Programme unter Windows zu schreiben, würde den Rahmen dieses Buchs sprengen. Die folgenden Kurzanleitungen fassen die wichtigsten Informationen knapp zusammen. Sie finden im Internet sehr viel Hilfe zu der Einrichtung von E-Mail-Konten in den entsprechenden Programmen.

Mit Windows 7 und Windows 8 lagert Microsoft immer mehr Dienste und Services ins Internet aus. Die gemeinsame Plattform dieser Services nennt sich Windows Live. Im Betriebssystem selbst sind immer weniger Programme enthalten – Sie können sich aber über die Seite http://windows.microsoft.com/de-DE/windows-live/essentials-home die Windows Essentials herunterladen und installieren. Nach der Installation haben Sie unter anderem ein lokales E-Mail-Programm zur Verfügung.

Die Einrichtung eines IMAP- oder POP3-Kontos hat sich nur geringfügig verändert, so dass Sie mit Hilfe der hier vorgestellten Anleitungen keinerlei Probleme haben sollten. Leider öffnet sich Microsoft weiterhin nicht gegenüber anderen Programmen – der Export funktioniert lediglich in das hauseigene .eml-Format oder an einen Exchange-Server. Daher der Tipp: Verwenden Sie freie Software, beispielsweise Mozilla Thunderbird.

IMAP mit Outlook

Outlook ist die Verwaltungs- und Organisationslösung (Personal Information Manager, PIM) von Microsoft und erfreut sich sehr großer Beliebtheit. Die Vorgehensweise bei allen Outlook-Versionen seit 2002 ist im Prinzip immer die gleiche:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten. Im folgenden Fenster des Assistenten markieren Sie Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen und bestätigen die Auswahl mit Weiter.
2. Wählen Sie anschließend den Servertyp, mit dem Ihr E-Mail-Konto arbeitet – in unserem Fall IMAP –, und bestätigen Sie die Auswahl mit Weiter.
3. In die Maske zur Aufnahme Ihrer Zugangsdaten tragen Sie Ihre individuellen Parameter ein. Auskunft über die einzugebenden Werte liefert Ihr Provider. Klicken Sie anschließend auf Weitere Einstellungen...
4. Im Reiter Allgemein tragen Sie einen Namen für das Konto ein. Unter Benutzerinformationen können Sie neben dem Firmennamen (optional) eine Antwortadresse eingeben. Diese wird künftig dem Empfänger automatisch als Ihre Adresse angezeigt, wenn er direkt auf Ihre E-Mails antwortet.
5. Anschließend aktivieren Sie optional unter Postausgangsserver die Option Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung. Wählen Sie Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden.
6. Bestätigen Sie alle Eingaben mit OK, und verlassen Sie das Dienstefenster mit Fertig stellen. Stellen Sie nun ein, aus welchen Ordnern das Programm die E-Mails übertragen soll. Klicken Sie dafür auf Extras • IMAP-Ordner.
7. Im folgenden Fenster werden alle Ordner angezeigt, die Sie in Ihrem Postfach haben. Wenn Sie E-Mails aus den Ordnern übertragen lassen möchten, markieren Sie diese und klicken anschließend auf Abonnieren. Klicken Sie abschließend auf OK.
8. Um E-Mails abzurufen, klicken Sie auf Senden und Empfangen. Nun erscheint in der Ordnerliste ein zweiter, separater Persönlicher Ordner mit Ihrem IMAP-Konto und den dazugehörigen Ordnern.

Die Einrichtung von E-Mail-Konten ist zugegebenermaßen in Outlook ziemlich umständlich. Wesentlich einfacher und schneller geht dies in Outlook Express oder Windows Mail. Diesen beiden Helfern wende ich mich im nächsten Abschnitt zu.

IMAP mit Outlook Express

Outlook Express ist das standardmäßig installierte und kostenlose E-Mail-Programm in Windows. Outlook Express ist der kleine Bruder vom großen Outlook, in Sachen E-Mail-Funktionalität aber völlig ausreichend. Die Einrichtung eines IMAP-Kontos ist in wenigen Schritten erledigt:

1. Wählen Sie Extras • Konten • Hinzufügen • E-Mail (siehe Abbildung 4.1). Geben Sie hier Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein.
2. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie IMAP als Typ des Posteingangsservers aus und tragen Ihre individuellen Parameter ein (siehe Abbildung 4.1). Auskunft über die einzugebenden Werte gibt Ihr Provider.
3. Nun erscheint in der Ordnerliste ein zweiter, separater Persönlicher Ordner mit Ihrem IMAP-Konto.

Abbildung 4.1 »Outlook Express« ist das »abgespeckte« Outlook.

Windows Mail

Windows Mail ist der Nachfolger von Outlook Express und in Vista standardmäßig enthalten. Die Vorgehensweise ist im ersten Schritt ein wenig anders, entspricht aber im Prinzip der bei den älteren Versionen (siehe Abbildung 4.2). Mit Windows Mail ist es nur unter erschwerten Bedingungen möglich, E-Mails in einem Format zu exportieren, mit dem andere (offene) Programme umgehen können. Solche Schwierigkeiten brauchen Sie aber nicht zu erschrecken, wenn Sie IMAP nutzen.

Evolution und Microsoft Exchange

Der E-Mail-Client Evolution ist in der Lage, das MAPI-Protokoll von Microsoft Exchange zu verwenden. Bisher unterstützte Evolution nur das SOAP-Protokoll von Exchange, das nicht bei allen Exchange-Servern vorhanden ist. Diese Unterstützung verbesserte deutlich die Zusammenarbeit von Evolution mit Exchange-Servern.

Abbildung 4.2 Bei »Windows Mail« ist die Vorgehensweise ähnlich wie bei »Outlook Express«.

IMAP mit Thunderbird

Natürlich können Sie nicht nur mit Microsoft-Produkten ein IMAP-Konto einrichten. Der E-Mail-Client Thunderbird ist ebenso wie auch der Browser Firefox ein Projekt der gemeinnützigen Mozilla-Stiftung. Das Programm existiert gleichermaßen für Windows und Linux und garantiert daher Kontinuität – selbst wenn Sie das Betriebssystem wechseln. %Die Vorgehensweise bei Thunderbird (siehe Abbildung 4.3) ähnelt der von Outlook Express sehr und muss daher nicht gesondert beschrieben werden.

Tipp 19: IMAP-Nachrichten richtig löschen mit Thunderbird

Wer Thunderbird für seinen IMAP-Account nutzt, wird schnell feststellen, dass gelöschte E-Mails nur in Thunderbird nicht angezeigt werden, im Webclient hingegen schon. Dieses Verhalten ist relativ lästig, wenn man gewohnt ist, dass gelöschte E-Mails in den Papierkorb verschoben werden.

Der Schlüssel liegt in der Funktion Expunge (auch »Bereinigen« oder »Komprimieren« eines Ordners genannt). Wahlweise aktivieren Sie unter Bearbeiten • Konten-Einstellungen • Server-Einstellungen die Option Bereinigen des Posteingangs beim Verlassen, oder Sie benutzen den Konfigurationseditor (Bearbeiten • Einstellungen • Erweitert • Allgemein • Konfiguration bearbeiten) und setzen den Wert mail.imap.expunge_after_delete mit einem Doppelklick auf true.

Letztere Möglichkeit wirkt nicht nur auf den Posteingang eines bestimmten Kontos, sondern auf alle vorhandenen Ordner, wenn jetzt die Option Beim Löschen einer Nachricht in den Papierkorb verschieben (Bearbeiten • Konten • Server-Einstellungen) aktiviert ist.

Abbildung 4.3 »Thunderbird« unter Windows beim Einrichten eines IMAP-Kontos

4.2.2 Outlook/Outlook Express

Am besten nutzen Sie für den Export die im nächsten Abschnitt beschriebene Methode, um Ihre E-Mails einfach in die Windows-Version von Thunderbird importieren zu lassen – auch wenn Evolution prinzipiell in der Lage ist, Outlook-Archive direkt zu importieren.

Bei meinen Tests funktionierte dies leider nicht zuverlässig, aber einen Versuch kann es trotzdem wert sein. Sie ersparen sich dann die folgende Prozedur mit dem Thunderbird. In Evolution finden Sie den Dialog zum Importieren dieser .pst-Dateien unter Datei • Importieren.

Importassistent

Beim ersten Start von Thunderbird werden Sie vom Importassistenten gefragt, ob Einstellungen und Daten von Outlook oder Outlook Express importiert werden sollen. Sie können diesen Assistenten auch nachträglich über Extras • Importieren... starten. Damit haben Sie alle E-Mails (sofern Sie POP3 nutzen) und Ihr Adressbuch in einem Schritt exportiert.

4.2.3 Thunderbird

Thunderbird bietet weder in der Windows- noch in der Linux-Version eine direkte Exportfunktion für E-Mails. Sie können einfach den E-Mail-Ordner komplett sichern. Den Pfad zu diesem Ordner finden Sie in der Windows-Version unter Extras • Konten • Lokale Ordner (eventuell auch unter Server-Einstellungen). Unter Ubuntu lautet der Pfad Bearbeiten • Konten • Lokale Ordner (eventuell auch unter Servereinstellungen).

Tipp 20: Gemeinsamer Ordner für Windows und Ubuntu

Sie können den Pfad zu Ihrem E-Mail-Ordner auf der Festplatte auch nach der Neuinstallation anpassen. Legen Sie den Thunderbird-Ordner auf eine FAT32- oder NTFS-Partition, die zum Datenaustausch dient, so können Sie denselben Ordner für Ihre E-Mails unter Ubuntu und Windows nutzen (siehe Abbildung 4.4).

Dies ist besonders praktisch bei sogenannten Dual-Boot-Systeme, bei denen Sie auf einem Rechner beide Betriebssysteme installiert haben. Es ist natürlich auch möglich, den Ordner auf einem Server abzulegen, sodass Sie von mehreren Rechnern immer denselben E-Mail-Ordner verwenden.

Abbildung 4.4 Passen Sie den Speicherordner von »Thunderbird« an.

In KMail importieren

Um Ihre auf der FAT-Partition liegenden E-Mails in KMail zu importieren, klicken Sie auf Datei • Nachricht importieren. Es öffnet sich der Dialog aus Abbildung 4.5. Wählen Sie Importieren der lokalen Mails und der Ordnerstruktur von Thunderbird/Mozilla aus. Geben Sie im folgenden Dialog den Pfad zu Ihrem Thunderbird-Verzeichnis an, und klicken Sie auf OK. Nun sind Ihre E-Mails in KMail importiert.

Abbildung 4.5 Importieren von E-Mails in »KMail«

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